Propuesta De Mejora al proceso “Ejecución de Contrato” para reducir el tiempo total en la recepción de las OC en la subgerencia de Adquisiciones. Caso: Express de Santiago Uno S.A.

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2015-12

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Universidad de Valparaíso

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Departamento o Escuela

Carrera de Ingenieria Civil Industrial

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La presente memoria tiene por objetivo disminuir el tiempo que transcurre entre la generación de una Orden de Compra hasta que esta toma el estatus de “recepcionada”, gestión realizada por el departamento de contratos, de la Subgerencia de Adquisiciones de Express de Santiago Uno S.A. Express de Santiago Uno S.A. es una de las principales concesionarias del transporte urbano de la región metropolitana, teniendo junto a Inversiones Alsacia S.A., un 30% de participación en cuanto a movilización de pasajeros en los últimos años. El origen de este documento, se remonta al análisis del Estado de Resultado acumulado a Agosto de 2015, donde se identifica un gasto asociado al pago de intereses generado por mora, tras el incumplimiento en las fechas de pago que tiene asociada consigo una factura. Para el análisis de esta problemática, se incurre en el estudio de la metodología DMAIC. Para la aplicación de esta metodología perteneciente a la rama de Calidad, se contó con la colaboración de la empresa y de sus trabajadores, para abarcar cada arista de DMAIC. Tras el trabajo presencial en la empresa, con los datos obtenidos mediante muestreo, bases de datos y entrevistas a los trabajadores, se proceden a definir las áreas y departamentos de estudio dentro de la empresa, junto al impacto y abarque que se desea obtener con esta propuesta para lo que se utiliza Diagrama SIPOC; Medir mediante diagrama causa – efecto el problema y sus orígenes; Analizar mediante diagrama de flujo los procesos que se ejecutan dentro la subgerencia de Adquisiciones e implementar mediante propuestas de mejora y rediseño de proceso, que surgen tras el análisis de la situación actual de la empresa. Tras el análisis se focaliza el estudio en un subproceso denominado “Ejecución de Contrato”. Las propuestas de mejora y el rediseño de proceso, permiten que ya casi al finalizar este documento, se encuentren dos propuestas consolidadas para presentar, por un lado encontramos el rediseño del proceso denominado “Ejecución de Contrato”, mientras que por el otro, se propone la contratación de más personal para ver la posibilidad de que el tiempo actual que tarda este cambio de estatus de una Orden de Compra se deba a la falta de personal que cumpla el rol de Administrador de Contratos. Para simular estas propuestas se trabaja con la herramienta informática denominada Bizagi Modeler, allí el trabajo toma característica como roles, actividades y sus tiempos, la frecuencia de tiempos con la que llega una factura y cantidad de recurso humano que interviene Ya en sus últimas páginas, este documento contiene el análisis de los resultados obtenidos tras la simulación de las propuestas.

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Auspiciador

Palabras clave

SIPOC, SIMULACION, DISMINUCION DE TIEMPOS

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